Repasse ao proprietário: a conta de um mês, linha por linha
Quem administra imóvel de terceiros cuida de duas contas ao mesmo tempo: a do hóspede, que paga diária e taxa de limpeza, e a do dono, que espera o extrato no começo do mês. No HotelGestão a reserva entra no extrato do mês em que o hóspede sai, e reserva cancelada fica de fora. Abaixo, um apartamento de exemplo com três estadias encerradas no mesmo mês: uma do Airbnb, uma do Booking e uma direta.
| Linha do extrato | Valor | De onde vem |
|---|---|---|
| Estadias encerradas no mês | R$ 4.650,00 | 15 noites a R$ 280 (R$ 4.200) mais 3 limpezas de R$ 150 |
| Taxas da estadia retidas | − R$ 450,00 | a limpeza fica com a administração |
| Comissão dos canais | − R$ 378,00 | 15% sobre R$ 1.120 (Airbnb) e sobre R$ 1.400 (Booking); a direta não paga |
| Base | R$ 3.822,00 | o que sobra para dividir com o dono |
| Comissão da administração | − R$ 764,40 | 20% da base |
| Despesas do imóvel | − R$ 230,00 | chuveiro novo e lâmpadas, lançados no mês |
| Repasse ao dono | R$ 2.827,60 | vai em CSV (planilha em texto) ou no WhatsApp dele |
Números de exemplo. Os 15% de canal e os 20% de administração são percentuais que você cadastra: o de cada canal em Configurações → Vendas, o da administração na ficha de cada proprietário. Se o contrato manda a limpeza para o dono, a mesma ficha tem a chave para isso e a conta muda sozinha.
Quando o mesmo dono tem dois ou três apartamentos na sua carteira, ele recebe um extrato só, com o resultado separado imóvel por imóvel. A conversa do dia 5 deixa de ser sobre de onde saiu cada número.
Uma gestora com 12 imóveis: o mês da carteira inteira
Agora a mesma lógica aplicada a uma carteira: 12 apartamentos de donos diferentes, 30 noites no mês, 360 noites à venda no total.
| Conta do mês | Valor |
|---|---|
| Noites vendidas | 216 de 360, ou 60% de ocupação |
| Diárias, com média de R$ 250 | 216 × R$ 250 = R$ 54.000 |
| Estadias, com média de 3 noites | 216 ÷ 3 = 72 saídas, 72 faxinas |
| Taxa de limpeza cobrada do hóspede | 72 × R$ 150 = R$ 10.800 |
| Faxinas pagas à equipe | 72 × R$ 90 = R$ 6.480 |
| Comissão dos canais (metade das diárias, a 15%) | R$ 27.000 × 15% = R$ 4.050 |
| Comissão da gestora, 20% da base | (R$ 54.000 − R$ 4.050) × 20% = R$ 9.990 |
| Receita da gestora no mês | R$ 9.990 + (R$ 10.800 − R$ 6.480) = R$ 14.310 |
| Mensalidade do HotelGestão (plano Gestora) | R$ 990, ou 6,9% da receita da gestora |
Ocupação, diária, taxa de limpeza e custo da faxina são de exemplo. Um modelo que cobra 2% de cada reserva levaria R$ 1.080 dessas diárias, e esse valor cresce junto com o faturamento; a mensalidade da faixa continua a mesma no mês cheio e no mês fraco.
Com 12 imóveis a carteira já passou dos 10 do plano Gestor (R$ 249) e entra no Gestora, que vai até 30, por R$ 990 ou R$ 849 mensais no anual. Até 80 imóveis, e com duas praças na mesma conta, existe o plano Rede de imóveis, de R$ 2.290.
Do anúncio à faxina: o passo a passo de uma estadia
- Conecte a agenda de cada imóvel às três plataformas (Airbnb, Booking e Vrbo) pelo iCal, o padrão de agenda que as plataformas compartilham. A reserva que chega de fora ocupa as datas daquele imóvel, e o próprio banco de dados recusa uma segunda reserva nas mesmas noites.
- Complete a reserva que veio do canal: o valor e o contato do hóspede ficam gravados no bloqueio, e a sincronização seguinte não apaga o que você escreveu.
- Cadastre a taxa de limpeza e os extras por estadia, por noite ou por hóspede, como pet e pessoa a mais. Eles somam no valor da reserva e reaparecem no extrato do dono.
- Cobre sinal e saldo pelo Pix, com o código em imagem que o aplicativo do banco escaneia, e mande junto o formulário de pré-check-in (o cadastro feito antes da chegada), para a ficha chegar completa antes da viagem.
- Com o plano Gestor, 48 horas antes da entrada (ou no prazo que você definir) o hóspede recebe no WhatsApp o código da porta, o endereço e a senha do Wi-Fi. É a chegada sem recepção e sem ninguém esperando com a chave.
- Na data da saída, a faxina daquele imóvel nasce como tarefa para a equipe, tenha a reserva vindo do site, do balcão ou de uma plataforma.
- No fim do mês, gere o extrato de cada proprietário e envie em CSV, que abre no Excel, ou direto no WhatsApp dele.
Caução, chegada autônoma e outros pontos de atenção
Caução. O HotelGestão não tem uma tela própria de caução. Quem exige depósito do hóspede combina por escrito o valor, o prazo de devolução e o que pode ser descontado, e controla esse dinheiro fora da reserva; o guia de contrato de hospedagem ajuda a redigir a regra. Se um dano virar conserto pago pelo dono, lance o gasto como despesa do imóvel: ele aparece no extrato com a descrição e sai do repasse daquele mês.
Chegada sem ninguém no local. O que faz a entrada autônoma funcionar é a ordem das mensagens: ficha preenchida pelo celular antes, a mensagem com a senha da fechadura perto da data e a faxina já marcada para a saída. Se a senha muda a cada hóspede, deixe a nova cadastrada antes do horário do envio automático.
Regras de cancelamento. Em temporada é comum o hóspede pagar tudo adiantado, então a política de cancelamento precisa estar clara antes da reserva. O guia sobre cancelamento oferece um texto para adaptar e deixar visível no anúncio e na confirmação.
Erros comuns de quem administra temporada
- Fechar o repasse pela data de entrada. Quem fecha pela entrada, ou reparte as noites entre os meses, faz a estadia de 29 a 3 cair no mês errado ou em dois extratos; pela data de saída, cada reserva aparece uma vez só, no mês em que terminou.
- Repassar o valor cheio da reserva da plataforma. A parte que o canal reteve sai do bolso da administração quando ninguém a desconta antes da comissão.
- Misturar taxa de limpeza com diária. Sem linha separada, ninguém sabe se o valor cobrado paga a faxina de verdade.
- Combinar a faxina por mensagem solta. A saída muda, o recado se perde e o próximo hóspede encontra o apartamento por arrumar.
- Mandar o código da porta à mão, de madrugada. Basta um atraso de voo para o hóspede ficar na calçada esperando resposta.
- Pagar o conserto e não lançar a despesa. O reparo feito num mês e lembrado três meses depois vira discussão com o proprietário.