Um dia de recepção, tela por tela
As telas do HotelGestão seguem a ordem em que o trabalho acontece no balcão. Abaixo está o percurso de um dia comum, da abertura do turno da manhã ao resumo que o dono lê à noite. Onde aparece o nome do plano Profissional ou Avançado, o recurso não faz parte do plano de entrada.
| Momento | Tela | O que ela mostra e decide |
|---|---|---|
| Começo do turno | Caixa | O operador abre o caixa dele. Dali em diante, cada recebimento e cada estorno ficam ligados ao nome de quem fez. |
| Primeira conferência | Mapa de reservas | Quartos nas linhas e dias nas colunas: quem chega, quem sai e o que está livre. Arrastar um bloco troca o quarto ou a data. |
| Pedidos do dia | Reservas | Situação, valores, saldo e canal de venda de cada pedido, com a cobrança pelo WhatsApp a um clique. |
| Saídas | Conta e governança | O saldo é recebido, o extrato vai para o hóspede e o quarto entra na lista da camareira (governança no Profissional). |
| Chegadas | Ficha do hóspede | A ficha já vem preenchida e assinada quando o hóspede fez o pré-check-in (ficha preenchida antes da chegada) pelo celular (Profissional). |
| Durante a estadia | Estoque e consumo | Frigobar e bar lançados no quarto, com baixa no estoque (Profissional). |
| Fim do turno | Caixa | Fechamento por operador, separando o que entrou em espécie, no cartão e por Pix. |
| À noite | Relatórios | Os números de ocupação e de diária fecham o dia, e o dono recebe pelo WhatsApp um resumo do movimento (Profissional). |
A sequência descreve uma casa com recepção durante o dia; cada hotel ou pousada ajusta ao próprio horário.
Duas telas ficam fora dessa sequência porque trabalham nos bastidores. As permissões por tela definem o que cada papel enxerga: quem só atende no balcão não precisa abrir o resultado financeiro do mês, por exemplo. E o monitor de reputação, do plano Avançado, acompanha o que se publica sobre a casa na internet, com fonte e data em cada comentário.
Da reserva à entrada do hóspede, sem digitar duas vezes
Tudo começa quando a reserva entra no mapa, venha ela do balcão, do WhatsApp, do site ou de uma agência. A origem fica anotada no próprio pedido, e é esse registro que, semanas depois, permite saber de onde veio o faturamento do mês.
- A reserva nasce com valor. Datas, quarto e tarifa formam o total da estadia. Quando a casa cobra sinal, o Pix copia e cola e o QR Code (código para pagar pela câmera do celular) saem com a quantia tirada da própria reserva.
- O sinal pago entra no caixa. O comprovante segue pelo WhatsApp, e o saldo que falta continua visível na lista de reservas até a chegada.
- A ficha chega antes do hóspede. No plano Profissional, o pré-check-in vai para o celular do hóspede, que informa os dados e assina. No plano de entrada, a ficha nacional de registro de hóspedes, a FNRH, é preenchida no balcão com os modelos do sistema.
- O check-in (registro da entrada) confirma o que já existe. Com a ficha pronta, a entrada vira um clique e a reserva muda de situação.
- A ficha segue para o governo. No plano Avançado, a FNRH vai para a plataforma do Ministério do Turismo com a chave do estabelecimento.
Grupos percorrem o mesmo caminho, com uma diferença: vários quartos ficam presos a um único pedido, com um extrato só para o grupo. Um dos quartos mudou de data? Basta arrastar o bloco no mapa; a trava contra reserva dupla impede que ele caia em cima de outra estadia.
Do consumo à conta, da conta ao caixa
No plano Profissional, o que o hóspede consome durante a estadia é lançado no quarto dele, e o mesmo lançamento dá baixa no estoque: a água que saiu do frigobar some da contagem do depósito sem ninguém anotar em caderno. Café avulso, garagem e day use (uso do espaço por um dia, sem pernoite), também do Profissional, entram como venda avulsa, inclusive com o pagamento repartido entre formas diferentes.
Na saída, a conta reúne as diárias, os consumos e o que já foi pago de sinal. A diferença é recebida no balcão e cai no caixa de quem está no turno, separada por forma de pagamento. Lançou algo errado? O estorno é feito no sistema e fica guardado com o autor e o horário; nenhuma correção acontece apagando a linha.
- Dinheiro entra na conta do que precisa estar na gaveta no fechamento.
- Cartão soma no total do turno e se confere depois com o extrato da maquininha.
- Pix soma no total do turno e se confere com o extrato do banco.
- Estorno sai do total do turno e, quando devolvido em espécie, sai também da gaveta.
O extrato que o hóspede recebe pelo WhatsApp e o caixa do operador nascem dos mesmos lançamentos. Se um não bate com o outro, a diferença está num lançamento, e o histórico aponta qual.
Do caixa ao relatório e ao celular do dono
O fechamento de cada turno alimenta os números que o dono acompanha. No plano de entrada já vêm a taxa de ocupação, a diária média e o RevPAR (receita por quarto disponível), além das despesas recorrentes. No plano Avançado entram a receita separada por canal de venda e a DRE (demonstração do resultado, o resumo de receitas, despesas e lucro do mês).
| Número | De onde sai | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação | Quartos ocupados no mapa, noite a noite | A casa esteve cheia ou vazia no período? |
| Diária média | Faturamento das diárias repartido pelas noites vendidas | Quanto rendeu, em média, cada noite que foi vendida? |
| RevPAR | Faturamento das diárias repartido por todos os quartos da casa | Quanto cada quarto rendeu, ocupado ou não? |
| Receita por canal | Origem anotada em cada reserva (Avançado) | Balcão, WhatsApp, site ou agência: quem traz mais dinheiro? |
| DRE | Receitas e despesas do mês (Avançado) | Sobrou dinheiro depois de pagar os custos? |
Para quem não fica no balcão, o plano Profissional envia o resumo do dia pelo WhatsApp, e as telas abrem no navegador do celular sem instalar nada. Cada pessoa da equipe tem o próprio acesso, e as permissões por tela decidem quem vê o quê.
Exemplo: o fechamento de caixa de dois operadores
Os números abaixo são ilustrativos. Numa pousada com recepção em dois turnos, cada recepcionista abre o caixa com R$ 200,00 de troco em dinheiro e fecha ao terminar o expediente.
| Linha do fechamento | Manhã | Tarde | Dia |
|---|---|---|---|
| Troco na abertura | R$ 200,00 | R$ 200,00 | R$ 400,00 |
| Recebido em dinheiro | R$ 450,00 | R$ 300,00 | R$ 750,00 |
| Recebido em cartão | R$ 1.280,00 | R$ 940,00 | R$ 2.220,00 |
| Recebido em Pix | R$ 760,00 | R$ 1.150,00 | R$ 1.910,00 |
| Estorno devolvido em dinheiro | R$ 40,00 | R$ 0,00 | R$ 40,00 |
| Dinheiro esperado na gaveta | R$ 610,00 | R$ 500,00 | R$ 1.110,00 |
| Dinheiro contado | R$ 610,00 | R$ 480,00 | R$ 1.090,00 |
| Diferença | R$ 0,00 | R$ 20,00 a menos | R$ 20,00 a menos |
| Total recebido no turno | R$ 2.450,00 | R$ 2.390,00 | R$ 4.840,00 |
Dinheiro esperado: troco mais dinheiro recebido, menos estorno em dinheiro. Total recebido: dinheiro mais cartão mais Pix, menos estornos.
A manhã fecha sem sobra nem falta: R$ 200,00 de troco, mais R$ 450,00 recebidos, menos R$ 40,00 devolvidos a um hóspede que pagou à parte um café já incluído na diária, dá R$ 610,00, exatamente o que foi contado. A tarde esperava R$ 500,00 e encontrou R$ 480,00. Como cada recebimento está ligado ao operador e ao horário, a conferência começa pelos lançamentos em dinheiro daquele turno, um por um, até achar os R$ 20,00 que não chegaram à gaveta: pode ser troco dado a mais ou um pagamento registrado na forma errada.
Cartão e Pix não passam pela gaveta, então a conferência deles é outra: os R$ 2.220,00 em cartão se comparam com o extrato da maquininha e os R$ 1.910,00 em Pix com o extrato do banco, e os relatórios do sistema trazem a conciliação por conta para essa etapa. Somados, os dois turnos receberam R$ 4.840,00 no dia, e é esse total que segue para os relatórios do mês.