A operação inteira do hotel,
num lugar só

Abertura do turno: cada pessoa entra com o próprio caixa

O dia de uma recepção começa antes de o primeiro hóspede descer para o café. No HotelGestão, quem assume o balcão se identifica com usuário e senha pessoais e abre o próprio caixa. Isso ataca um problema antigo da hotelaria: na passagem de turno, o dinheiro de um funcionário se mistura com o do outro, e ninguém consegue explicar a diferença que apareceu no fim da noite. Com um caixa para cada pessoa, toda entrada, todo estorno e toda alteração ficam gravados com nome e horário.

As permissões por tela completam a abertura: o recepcionista da manhã enxerga reservas, hóspedes e caixa, enquanto relatórios financeiros e configurações ficam com quem o dono autorizar. Exemplo de uso: a recepcionista da madrugada encerra o caixa dela às 7h, a do dia abre o seu às 7h05, e o histórico mostra as duas sessões separadas, sem caderno de passagem nem conferência de cabeça.

Manhã de reservas: o pedido do WhatsApp vira ocupação

Por volta das nove, o telefone já tocou duas vezes e há pedido de orçamento para o feriado no WhatsApp. É no mapa de reservas que tudo isso vira ocupação: quartos nas linhas, dias nas colunas e cada estadia num bloco que se arrasta para trocar de quarto ou de data. O problema que o mapa resolve é a reserva em dobro, que nasce quando o balcão anota num lugar e a agência vende em outro. A trava fica no próprio banco de dados, então duas estadias que disputem o mesmo quarto numa mesma noite não passam.

Exemplo de uso: uma família pede dois quartos para três noites. A recepção liga o Modo Grupo, marca os dois de uma vez e anota o canal de venda. O sinal sai como Pix, em QR Code (a imagem que o aplicativo do banco escaneia) e no código copia e cola, com o valor calculado pela própria reserva, sem redigitar nada; registrado o pagamento, o comprovante vai ao hóspede pelo WhatsApp.

No Avançado, quem faz esse trajeto sozinho é a página de reservas do hotel: o hóspede escolhe as datas, confere a tarifa da época e quita o sinal, sem comissão para ninguém. As reservas das agências caem na mesma grade e obedecem à mesma trava.

Entrada do hóspede: a ficha chega preenchida antes dele

O horário de entrada concentra chegadas, e é ali que a fila costuma se formar: documento na mão, ficha de papel, caneta falhando. O pré-check-in pela internet, que chega com o plano Profissional, manda ao hóspede um link para ele informar os dados e assinar no próprio telefone, ainda na estrada. Quando ele aparece no balcão, a recepção confere o documento e confirma a entrada (o check-in) com um clique.

Desse preenchimento sai a FNRH (a ficha nacional que registra cada hóspede), que a lei exige das hospedagens, sem que ninguém copie nada. A ficha digital vem em qualquer plano, já com modelos prontos; no Avançado, ela também vai ao Ministério do Turismo, autenticada pela chave do estabelecimento. O cadastro de cliente e de empresa busca o endereço pelo CEP (o código postal), o que poupa digitação quando uma firma paga a estadia. Exemplo de uso: um casal avisa que chega às 23h; a ficha foi assinada à tarde, e o recepcionista da noite só entrega a chave.

Durante a estadia: frigobar, café e garagem na conta certa

Entre a chegada e a saída, o hóspede consome: água do frigobar, um lanche, a vaga da garagem, o café. Quando isso vai para o papel, parte se perde até o fechamento da conta, e o estoque nunca bate com a nota do fornecedor. No HotelGestão, cada item é lançado na conta do quarto, por hóspede, e sai do estoque no mesmo movimento; o estoque também avisa quando um produto está acabando.

Café da manhã, garagem e day use (o visitante que aproveita a estrutura só durante o dia) ficam no sistema da recepção, vendidos de forma avulsa, com a conta podendo ser dividida no pagamento. Exemplo de uso: o hóspede do 203 pega duas águas e um refrigerante às 22h; a recepção lança os três itens no quarto, o estoque desconta, e na saída a conta já traz o valor junto das diárias, pronta para Pix ou cartão. Estoque, governança, garagem e café entram a partir do Profissional.

Saída e governança: limpeza e vistoria antes de vender de novo

Perto das 11h, a maioria dos hóspedes deixa o hotel e começa a corrida da governança. Sem sistema, a recepção pergunta pelo rádio se o 104 já está limpo, a camareira diz que ainda nem começou, e quem chegou cedo espera no saguão. No HotelGestão, encerrar a conta envia o quarto direto para a fila de limpeza, e a situação dele só muda para livre depois da vistoria.

Exemplo de uso: o 104 encerra a estadia às 10h40 e, no mapa, passa para limpeza. A camareira termina, a vistoria aprova, e às 13h a recepção vende o quarto para um cliente que chegou sem reserva, sem subir ao andar para conferir. A limpeza é acompanhada em tempo real, e os suprimentos gastos ficam registrados junto do estoque.

Fechamento do dia: caixa conferido e números para decidir

Na virada da noite, cada operador encerra o caixa que abriu, com dinheiro, cartão e Pix em linhas separadas e cada estorno identificado. O fechamento vai para o WhatsApp do dono, e no Profissional o resumo diário mostra o movimento sem que ele precise abrir o sistema. Acaba a conferência de madrugada com calculadora e bloco de notas.

Os relatórios respondem às perguntas do fim do mês: qual foi a taxa de ocupação, quanto rendeu a diária média, qual o RevPAR (sigla em inglês para o que cada quarto disponível faturou) e se as contas conciliam. Há também o relatório de comissões por funcionário. O Avançado acrescenta a receita separada por canal e o DRE (demonstrativo do resultado do exercício) mensal, além do monitor de reputação, que faz uma varredura por mês do que se fala do hotel na internet e avisa no WhatsApp quando o risco muda.

Exemplo de uso: o dono percebe no relatório que o último feriado lotou pelo site, e não pela agência, e ajusta com antecedência as tarifas por temporada do próximo.

Nada disso pede instalação: cada etapa do dia acontece no navegador, seja no computador do balcão, num tablet ou no telefone do dono.